PEKANBARU (RUANGRIAU.COM) - Warga Pekanbaru kini semakin mudah mengurus berbagai dokumen kependudukan tanpa harus bolak-balik ke kantor Disdukcapil. Melalui optimalisasi aplikasi Sipenduduk V3 dan LAGU (Layanan Tunggu), Disdukcapil Kota Pekanbaru memangkas proses birokrasi sekaligus mempercepat pelayanan administrasi kependudukan.
Kepala Disdukcapil Kota Pekanbaru Irma Novrita mengatakan, digitalisasi layanan tersebut menjadi bagian dari upaya pemerintah mempercepat reformasi tata kelola administrasi kependudukan. Kedua inovasi itu dirancang agar pelayanan lebih cepat, transparan, akuntabel, dan mudah diakses masyarakat.
Sipenduduk V3 kini dikembangkan sebagai ekosistem layanan digital yang memungkinkan masyarakat mengurus berbagai dokumen kependudukan secara mandiri melalui situs web, tanpa perlu menggunakan jasa perantara.
"Hingga saat ini, sistem mencatat lompatan kepuasan publik yang luar biasa dengan jumlah pengguna aktif yang telah mencapai 286.237 orang. Warga dapat mengakses layanan ini kapan saja dan di mana saja," ujar Irma.
Melalui Sipenduduk, masyarakat dapat mengajukan berbagai layanan administrasi kependudukan, di antaranya penerbitan Kartu Keluarga (KK) baru, perubahan data KK, pengesahan anak bagi penduduk WNI di wilayah NKRI, serta pengajuan KTP-el.
Layanan lainnya meliputi penerbitan KK karena hilang atau rusak, pencatatan lahir mati, pelayanan KK akibat pemekaran kecamatan, pencatatan kematian, hingga pencatatan kelahiran.
"Selain itu juga untuk pencatatan kelahiran WNI, pencatatan kelahiran WNI yang bertempat tinggal di luar wilayah NKRI yang sedang berkunjung ke Indonesia, kelahiran orang asing dan pencatatan kelahiran bagi WNI yang tinggal di luar wilayah NKRI," jelasnya.
Urus Dokumen Tanpa Biaya
Digitalisasi layanan tidak hanya memangkas waktu dan antrean, tetapi juga menghemat biaya masyarakat. Seluruh pengurusan dokumen kependudukan melalui sistem tersebut dipastikan gratis.
Masyarakat cukup mengunggah dokumen persyaratan dalam bentuk file digital, baik hasil pemindaian maupun foto melalui telepon genggam. Setelah proses validasi selesai, dokumen elektronik akan dikirimkan langsung ke email pemohon.
"Dengan SIPENDUDUK V3, seluruh pengeluaran tersebut berhasil dipangkas hingga Rp0. Warga hanya perlu mengunggah dokumen syarat dalam bentuk file digital (scan/foto gawai) dari rumah. Dokumen elektronik kependudukan yang telah divalidasi akan dikirim langsung ke surel (email) pemohon. Dokumen tersebut sah secara hukum dan dapat dicetak sendiri menggunakan kertas putih biasa tanpa perlu biaya legalisir tambahan," jelas Irma.
Efisiensi tersebut tercermin dari catatan Sipenduduk yang telah memproses 606.370 berkas perpindahan penduduk. Jika setiap permohonan diasumsikan menghemat biaya rata-rata Rp80.000, maka total penghematan masyarakat mencapai Rp48,5 miliar.
Selain menghemat biaya, masyarakat juga tidak perlu datang langsung ke kantor Disdukcapil untuk menyelesaikan berbagai urusan administrasi yang tersedia secara daring.
LAGU Pangkas Waktu Penggantian KTP
Selain Sipenduduk, Disdukcapil Pekanbaru mengandalkan inovasi berbasis Android bernama LAGU atau Layanan Tunggu.
Aplikasi ini dirancang khusus untuk mempercepat penggantian dokumen identitas fisik, terutama KTP-el yang hilang atau rusak. Jika sebelumnya proses administrasi membutuhkan waktu lebih panjang, melalui LAGU penggantian fisik KTP-el ditargetkan dapat diselesaikan hanya dalam waktu 10 menit.
"Inovasi ini dirancang khusus untuk memproses penggantian dokumen identitas fisik seperti KTP-el yang hilang atau rusak dengan sangat cepat, bahkan dengan target penyelesaian berkas hanya dalam waktu 10 menit," jelas Irma.
Digitalisasi juga berdampak pada kecepatan penyelesaian administrasi secara keseluruhan. Proses yang sebelumnya dapat memakan waktu hingga 14 hari kerja kini ditargetkan dapat diselesaikan dalam waktu 1 x 24 jam.
Raih Penghargaan Nasional
Kinerja Sipenduduk turut mendapat pengakuan di tingkat nasional. Aplikasi tersebut menerima predikat "Sangat Baik" dari Kementerian Dalam Negeri serta penghargaan Pelayanan Prima dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPAN-RB) pada 2025.
Wali Kota Pekanbaru Agung Nugroho mengatakan penghargaan tersebut menjadi dorongan bagi pemerintah daerah untuk terus memperbaiki kualitas pelayanan publik.
"Penghargaan nasional ini tidak akan membuat jajaran pemerintah daerah berpuas diri. Sebaliknya, predikat 'Sangat Baik' ini menjadi momentum evaluasi penting serta pemacu semangat untuk terus menghadirkan inovasi layanan publik yang jauh lebih responsif, transparan, hemat biaya, dan prima bagi seluruh lapisan masyarakat," jelas Agung. (*)